Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w Urzędzie dzieli się na kategorie A i B.

Kat A – zawiera dokumenty przechowywane przez okres 25 lat , które następnie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego. Kat. B zawiera dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

W zbiorach archiwalnych Urzędu znajdują się następujące dokumenty kat. A:

• Protokoły  z  posiedzenia   sesji
• Protokoły z posiedzenia  zarządu
• Protokoły z posiedzeń  stałych  komisji Rady
• Uchwały Rady Miasta i Gminy
• Uchwały Zarządu
• Roczne sprawozdania finansowe z wykonania budżetu
• Budżety  i jego zmiany
• Organizacja pracy rady ,zarządu, komisji
• Plany pracy rady ,zarządu ,komisji
• Regulamin organizacji urzędu
• Statut Miasta i Gminy
• Decyzje o lokalizacji inwestycji
• Rejestr skarg i wniosków
• Akta osobowe pracowników Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Szkoły Podstawowej Nr 2 w Prochowicach i Urzędu